Erfolgreiche Kommunikation für erfolgreiche Veränderungsprozesse
Erik van Haaren, CEO & Senior Advisor von Quality Transformation, stellt sich unseren Fragen über die Bedeutung der Kommunikation in Veränderungsprozessen und unternehmensweiten Transformationen. Das grundlegende Fazit ist wenig überraschend und sei schon einmal vorneweg verraten: Erst erfolgreiche Kommunikation führt zu erfolgreichen Transformationen. Aber was bedeutet das?
Mit seinen mehr als 33 Jahren Berufserfahrung benötigt Erik für seine Arbeit kein «Kochbuch» mehr, sondern wendet seine umfassende Expertise spontan auf die jeweilige Situation an. Wenn es um die Transformation in einem Unternehmen geht, setzt er auf offene und einleuchtende, rationale Kommunikation, bei der im Mittelpunkt die Gründe für den eingeschlagenen Weg stehen. Er baut darauf, dass niemand eine sinnlos gewordene Arbeit weiter beibehalten möchte oder gar eine, die für das Unternehmen nachteilig geworden ist. Sinnvolle Arbeit zu verrichten ist ein zutiefst menschliches Bedürfnis, so betont er.
«Transformation ist Kommunikation»
«Nicht nur bei grossen, sondern auch bei kleineren Prozessänderungen ist Kommunikation einer der wichtigsten Faktoren zum Erfolg. Bei grossen und länger andauernden Veränderungsprozessen kommt es insbesondere auf den Rhythmus und den richtigen Zeitpunkt der Kommunikation an. Die Stakeholder müssen fortlaufend relevante Informationen erhalten, sowohl das Projektteam als auch die von der Transformation Betroffenen», berichtet van Haaren. «Die wichtigsten Informationen sind immer: Warum findet diese Veränderung statt, was beinhaltet sie, wie genau soll sie von statten gehen und – vor allem – mit welchem Endergebnis für die Firma und für jeden einzelnen Mitarbeiter. Die nonverbale Kommunikation ist dabei auch sehr wichtig, kommt in der Pandemie leider aber etwas zu kurz», ergänzt van Haaren
«Zielgruppenspezifische Kommunikation fängt mit Zuhören an»
«Damit Transformationsprozesse erfolgreich sein können, findet mit jeder Zielgruppe eine auf sie zugeschnittene Kommunikation statt. Man benötigt die volle Unterstützung aller Stakeholder. Der Lenkungsausschuss, die Fachabteilungen, alle CXO-Funktionen aber auch externe Partner können hierzu gehören», erläutert van Haaren.
«Das Projetteam ist eine besondere Gruppe, mit der ich ganz gezielt kommuniziere. Ich gehe mit offenen Fragen auf die Personen zu, um herauszufinden was für jeden Einzelnen wichtig ist, welche Motivation sie haben und wie sie zum Projekt stehen. Es ist wichtig zu wissen, wer etwas zu gewinnen und wer etwas zu verlieren hat. Nur wenn alle von der Wichtig- und Richtigkeit des Transformationsprojekts überzeugt sind, wird das Projekt Erfolg haben. Wenn dies nicht der Fall ist, kann man noch so viel Geld in ein Projekt stecken, es wird nie zum Fliegen kommen», sagt van Haaren.
Nicht zuletzt deswegen erstellt das Projektteam zu Beginn eine Risikoanalyse, in die Erfahrungen vergangener Projekte mit einfliessen. Wichtig ist dabei, dass die Projektteammitglieder selbst das Ergebnis der Risikoanalyse erarbeiten und ihre Sichtweise einbringen.
«Die (Firmen-)Kultur verstehen»
«Da ich global tätig bin, ist für mich das Verständnis der einzelnen Kulturen ein wichtiger Faktor in der Kommunikation. Als Beispiel möchte ich ein Integrations-Projekt in Folge einer Firmenakquisition in einem der nordeuropäischen Länder anführen, bei dem ich die IT-Landschaft und Organisationsstruktur der IT-Abteilung beurteilen sollte. Bevor das Projekt startete, nahmen alle Beteiligten, inklusive der Hauptakteure der aufgekauften deutschen Firma, an einem Workshop zum «Kulturvergleich» teil. Dieser Workshop war sehr aufschlussreich für mich.» erzählt van Haaren.
«Schon benachbarte Kulturen können total unterschiedlich auf die Kommunikation von Informationen reagieren. Beispiel aus einem kürzlichen Projekt: Ein deutsches Projektteammitglied hatte einem österreichischen Kollegen Informationen kommuniziert – faktenbasiert und -orientiert. Auf Seiten des Österreichers wurde diese Form der Kommunikation als zu aggressiv aufgefasst.» erläutert van Haaren.
«Zielgruppengerechte Medien»
«In der Regel bin ich als Senior Advisor oder Projektleiter in den Unternehmen tätig und werde dabei weniger als Externer, sondern mehr als Mitarbeiter gesehen. Bei der Kommunikation setze ich auf zielgruppenspezifische Medien und Inhalte. Beispielsweise verwende ich bei bestimmten Stakeholdern eine bidirektionale Kommunikation, mit der es um den Austausch von Informationen geht. Hier steht der Dialog im Vordergrund.» erzählt van Haaren
«Auch wie man Informationen präsentiert, will wohl überlegt sein: Natürlich verwende ich zum Beispiel für Meetings im Lenkungsausschuss professionell gestaltete Präsentationen, die auch kulturelle Unterschiede berücksichtigen und nicht mehr als 10-15 Slides beinhalten.» berichtet van Haaren.
«Projektteammeetings haben eine höhere Frequenz. Dadurch müssen Präsentationen schnell und auf den Punkt gebracht erstellt werden. Hier verwende ich maximal 2-5 Slides. Auch hier achte ich bei der Erstellung auf die kulturellen Komponenten.» betont van Haaren.
«Natürlich unterscheiden sich auch die Inhalte zielgruppenspezifisch. Beispielsweise interessierten sich die Zuhörer auf Management-Ebene für die Vision und wie das Endergebnis aussehen wird. Auf Projektebene ist es ebenfalls wichtig zu verstehen, was das Ergebnis für das Unternehmen ist, allerdings mehr in Bezug auf Verbesserungen und weniger in monetären Parametern.
Da das Projektteam die Transformationsarbeit vorantreiben soll, müssen dessen Mitglieder besonders motiviert werden. Hierzu gehört eine klare Kommunikation, die ausschliesslich faktenbasierte Botschaften vermittelt. Sie sollen und müssen die Teilnehmer überzeugen.
Das gleiche gilt übrigens für die Mitarbeiter des Unternehmens, deren Arbeitsprozesse und/oder Applikationen geändert werden.» erläutert van Haaren.
«Sinn der Arbeit im Blick»
«Ich halte nicht viel von monetären Anreizen, weil Geld kein wesentlicher Motivationsförderer ist. Meine Erfahrung zeigt, dass ein Projekt nur dann erfolgreich ist, wenn jeder Teil eines wichtigen Projekts sein will. Nur wer selbst zu der Überzeugung gelangt, dass seine Arbeit sinnvoll ist, arbeitet engagiert mit.
Es gehört auch zu meiner Arbeitsweise, dass ich von Beginn an den Erfolg des Projekts ausstrahle. Dadurch wird die Botschaft vermittelt, dass es keine Alternative zum Projekt gibt, dass «passiver Widerstand» erfolglos sein wird.» ergänzt van Haaren.
Wir danken Erik van Haaren für seine Zeit und für den Einblick, den er uns in seine Arbeit gewährt hat.
Über Qualitiy Transformation GmbH
Die Quality Transformation GmbH ist ein Management-Consulting-Unternehmen, das sich darauf konzentriert, Unternehmen mit Senior Advice und Dienstleistungen bei technologie-basierten Transformationen auf globaler Basis zu unterstützen.
Darüber hinaus unterstützen wir auch Digital Startups und das Post Graduate Digital Business MBA Programm des e-Zigurat Global Institute of Technology.
Mehr zu Quality Transformation finden Sie hier.
Das Interview führten Hans-Josef Jeanrond und Ursula Moonen.
Sie interessieren sich für unseren nächsten Interviewpartner? Nehmen Sie Kontakt mit uns auf, senden Sie uns eine E-Mail. Wir freuen uns!